Einfache Dokumentenerstellung aus Salesforce ohne fehleranfälliges Kopieren und Einfügen von Daten: Das war das Ziel von EVOMOTIV. Mit der Einführung der Salesforce App DocXpert gelang es dem Innovationspartner der Mobilitätsindustrie, die Probleme, die mit umständlichen und fehleranfälligen Dokumenten verbunden waren, zu lösen und eine deutliche Zeitersparnis zu erzielen.
Ausgangssituation: Zeitaufwendige, manuelle Dokumentenerstellung
Als Innovationspartner der Mobilitätsindustrie mit rund 450 Mitarbeitern führt EVOMOTIV sicherheitskritische Projekte in Bereichen wie automatisiertes Fahren, alternative Antriebe & Car IT zum Erfolg. Die Lösungen von Salesforce werden im HR eingesetzt, um Daten zu zentralisieren und Prozesse zu automatisieren.
Die Herausforderung im HR lag für EVOMOTIV darin, eine Vielzahl von Dokumenten bis zu einem Stichtag zu generieren. Dabei ging es um unterschiedliche Dokumententypen wie Arbeitsverträge, Begleitschreiben und Onboarding-Dokumente. Viele dieser Dokumente haben eine ähnliche Struktur, wobei sich nur bestimmte Abschnitte voneinander unterscheiden. Für die Erstellung benötigte Daten sind in Salesforce und mussten umständlich manuell in die Dokumente eingefügt werden. Das Kopieren und Einfügen von Daten war zum einen zeitaufwendig für die Mitarbeiter und zum anderen fehleranfällig.
Es wurde mehrfach der Versuch unternommen, mit den Bordmitteln von Salesforce die Dokumentenerstellung zu ermöglichen, aber für die Anforderungen an die Dokumentenstruktur von EVOMOTIV stellten sich diese als nicht geeignet dar.
Die Lösung: DocXpert, eine Salesforce App zur Dokumentengenerierung
Da die Salesforce Bordmittel nicht zur Lösung der Herausforderungen führten, wurden verschiedene Salesforce Anwendungen aus dem Marktplatz von Salesforce, Appexchange, in Betracht gezogen.
Im Auswahlprozess wurden mehrere Apps auf Ihre Funktionalitäten in einer ausgiebigen Testphase geprüft. DocXpert, die Salesforce App des Salesforce Implementierungspartners H+W CONSULT, überzeugte letztlich das Team von EVOMOTIV mit seinem Funktionsumfang und dem Lizenzpreis. DocXpert ermöglicht die Dokumentenerstellung mit dynamischen Daten aus Salesforce im Format docx und PDF. Dank der hohen Flexibilität und der Möglichkeit, Abhängigkeiten von Textbausteinen und Daten zu hinterlegen, konnten die Anforderungen von EVOMOTIV an die Vorlagen erfüllt werden. Der gewünschte Mehrwert konnte mit DocXpert erzielt werden.
Schnelle Einführung von DocXpert
Die kurze Einarbeitungszeit in DocXpert konnte ebenfalls überzeugen.
„Aus technischer Sicht war die Integration mithilfe des bereitgestellten Benutzerhandbuches und des Template-Designers ein überschaubares Unterfangen. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit war es unproblematisch, auch benutzerdefinierte Objekte als Quelle zu verwenden. Im Handbuch ist die gesamte Installation und Einrichtung Schritt-für-Schritt ausführlich beschrieben.“
Ergebnis: Deutliche Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung
Dank der Einführung der Salesforce App DocXpert konnte eine deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Dokumenten erzielt werden und die Effizienz so gesteigert werden.
Nelly, Teamleiterin der Personalabteilung bei EVOMOTIV ist ebenfalls sehr begeistert:
„Die Erstellung von individuellen Vorlagen ist super einfach. Die Nutzung ist kinderleicht und sorgt dafür, dass jeder User mit wenigen Klicks fehlerfreie Dokumente erstellen kann. Damit steigt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität. Ich bin täglich begeistert."
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